Guía para no perderse sobre el Registro de jornada laboral

Recientemente el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social ha publicado una guía sobre el registro de jornada laboral «a mero título informativo», cuya obligación para las empresas entró en vigor el pasado día 12 de mayo de 2019. Se trata de una serie de aclaraciones de interés en relación a personas trabajadoras por ETT; trabajadores subcontratados, registro la jornada de los trabajadores que se desplazan a otros centros o empresas clientes, excepciones de registro, fórmulas de flexibilidad laboral (incluido teletrabajo) o necesidad de consulta con la representación legal de los trabajadores, entre otras. Todo ello, sin perjuicio de la interpretación de la norma que corresponde a los Juzgados y Tribunales del orden social.

Como ya le informamos en su día, el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, ha modifica el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores (ET), con efectos desde el pasado 12 de mayo de 2019, para establecer la obligación empresarial de garantizar el registro diario de jornada de toda su plantilla, incluyendo la de los contratados a jornada completa.

El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, al margen de su categoría o grupo profesional, a todos los sectores de actividad y a todas las empresas, cualquiera que sea su tamaño u organización del trabajo, siempre y cuando estén incluidas en el ámbito de aplicación que define el artículo 1 ET. Así, las empresas quedan obligadas al registro diario de jornada también respecto de trabajadores «móviles», comerciales, temporales, trabajadores a distancia o cualesquiera otras situaciones en las que la prestación laboral no se desenvuelve, total o parcialmente, en el centro de trabajo de la empresa.

No obstante hay algunas peculiaridades o excepciones, como por ejemplo a las relaciones laborales de carácter especial, en cuyo caso se habrá de estar a lo establecido en su normativa específica y atender tanto a la forma y extensión con que esté regulada la jornada de trabajo como a las reglas de supletoriedad establecidas en cada caso. En concreto, queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma el personal de alta dirección

En concreto, se establece la obligación de:

  • Las empresas de garantizar el registro horario de la jornada que deberá incluir el horario concreto de inicio y finalización de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que establece en propio precepto estatutario.
  • Organizar y documentar el registro de jornada bien mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, mediante decisión del empresario previa consulta con los representantes de los trabajadores en la empresa (Por ejemplo, mediante un sistema de fichajes o con un registro manual que documente la hora de entrada y de salida).
  • Conservar los registros durante 4 años y tenerlos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
  • El incumplimiento de estas obligaciones se considera infracción grave. Ello implicará que podría derivarse propuesta de sanción con causa tanto en la no instauración del registro de jornada, como en un incumplimiento referido a la conservación de los datos del registro, o a la participación de los representantes legales de los trabajadores en su confección. Recordemos que la sanción derivada de una infracción grave en materia de relaciones laborales y empleo podría ser sancionada con una multa de, entre 626 y 6.250€

Guía sobre el registro de jornada publicada por el Ministerio de Trabajo

Desde la publicación del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, de medidas urgentes de protección social y de lucha contra la precariedad laboral en la jornada de trabajo, se han recibido en la Dirección General de Trabajo diversas consultas en materia de registro de jornada.

Por ello, el Ministerio de Trabajo, Migraciones y Seguridad Social, ha elaborado un documento o Guía con el fin de facilitar la aplicación práctica de la norma, en el que se recogen criterios, a mero título informativo, en relación con este deber formal empresarial, sin perjuicio de la interpretación de la norma que corresponde a los Juzgados y Tribunales del orden social.

La Guía se divide en:

  • Preguntas relativas al ámbito de aplicación del registro horario regulado en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
  • Preguntas sobre el contenido y el sistema de registro.
  • Preguntas sobre conservación y acceso al registro.
  • Preguntas sobre el registro de horas extraordinarias.

Junto con todo lo ya adelantado hasta el momento en relación a la obligatoriedad de registro de la jornada de los trabajadores, entre las aclaraciones a destacar sobre el contenido de la guía merece la pena analizar los siguientes aspectos:

1.- Registro horario de los trabajadores de empresas de trabajo temporal

Corresponde a las empresas de trabajo temporal (ETTs)  la obligación de cumplir con el deber de registro diario de la jornada establecido en el artículo 34.9 del ET así como la de conservar los registros a que se refiere este precepto durante cuatro años, manteniéndolos a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Ahora bien, corresponderá a las ETTs y a las empresas usuarias «establecer los procedimientos de aportación de los registros para el cumplimiento de sus obligaciones».

2.- Registro horario de los trabajadores subcontratados

Dado que el control de la actividad permanece en la empresa contratista o subcontratista, verdadera empleadora, esta será la responsable del cumplimiento de todas las obligaciones laborales, incluidas las relativas a registro diario de jornada.

Con el objetivo de asegurar una mayor fiabilidad de la jornada efectivamente realizada por los trabajadores de la contratista, cuando los trabajadores de la contratista prestan actividad en la empresa principal, ambas empresas podrán acordar servirse de los sistemas de registro diario de jornada empleados en la principal para sus trabajadores.

En todo caso, es obligación de la contratista conservar y mantener la documentación de los registros diarios realizados.

3.- ¿Cómo se registra la jornada de los trabajadores que se desplazan a otros centros o empresas clientes, así como las jornadas partidas u otras interrupciones?

Será «conveniente» registrar todos los aspectos de la jornada de trabajo de cada persona trabajadora, en especial lo relativo a pausas diarias obligatorias legal o convencionalmente previstas, o voluntarias, para permitir eludir la presunción de que todo el tiempo que media entre el inicio y finalización de jornada registrada constituye tiempo de trabajo efectivo.

En el documento de la Guía se establece que «Cuando la expresión legal, convencional o contractual de esas interrupciones o pausas intrajornada es clara, predeterminada y global, el registro diario podrá eludir esos elementos configurativos internos de la jornada diaria, porque resultan identificables en relación con esos otros instrumentos que permiten dar certeza y seguridad jurídica del tiempo de trabajo realizado y retribuible. No obstante, en caso contrario, es recomendable que el modelo de registro aplicable contenga parámetros medibles que otorguen valor diario, en su caso, a esas otras pausas».

A estos fines, el Ministerio de Trabajo dirige a la autorregulación por convenio o acuerdo de empresa.

4.- Trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo (viajes con motivos laborales)

En relación con los trabajadores desplazados fuera del centro habitual de trabajo, con o sin pernocta, el nuevo registro diario de jornada no altera la aplicación de las reglas estatutarias generales, debiéndose registrar el tiempo de trabajo efectivo. Es decir (sin perjuicio de su compensación mediante dietas o suplidos), solo tiene la consideración de jornada laboral a efectos de registro lo contemplado en el artículo 34 ET, aun cuando subsistan deberes empresariales en materia de prevención de riesgos laborales y sí sea considerado tiempo de trabajo a efectos de accidente de trabajo (in itinere o en misión) porque el trabajador se encuentra bajo la esfera organizativa del empresario, sin poder retornar a su ámbito personal para romper el nexo causal con su actividad profesional.

No obstante, en este punto se recomienda que el registro, a efectos de prueba de la separación entre ambos elementos temporales, deje constancia expresa de su cómputo, siendo adecuada la declaración documentada del trabajador, al margen de la capacidad de control y ejercicio de poderes directivos por parte de la empresa para verificar la realidad de esa manifestación.

5.- Únicas excepciones al registro horario

El registro horario se aplica a la totalidad de trabajadores, englobando, como únicas peculiaridades o excepciones al mismo, las siguientes:

– Relaciones laborales de carácter especialEn concreto, queda completamente excepcionada de la aplicación de la norma el personal de alta dirección contemplado en el artículo 2.1.a) ET, socios trabajadores de cooperativas, trabajadores autónomos, etc.

– Trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en materia de registro de jornada:

a) Los trabajadores con contrato a tiempo parcial, para los que ya existe una obligación de registro regulada en el artículo 12.4.c) ET.

b) Trabajadores que, a día de hoy, ya cuentan con registros específicos regulados en el Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre, sobre jornadas especiales de trabajo, y que son los llamados en el propio Real Decreto trabajadores móviles (determinados transportes por carretera), trabajadores de la marina mercante y trabajadores que realizan servicios de interoperabilidad transfronteriza en el transporte ferroviario, todos ellos como consecuencia de diversas Directivas comunitarias.

6.- Registro de fórmulas de flexibilidad del tiempo de trabajo y de distribución irregular de la jornada (trabajo a distancia o teletrabajo y horarios flexibles del trabajador)

Dado que cabe variabilidad de la jornada diaria de trabajo (jornadas diarias superiores compensadas con otras inferiores, por ejemplo), cuyo cómputo a efectos de determinación del tiempo de trabajo realmente realizado por el trabajador requiere períodos o secuencias temporales superiores al día, el registro diario de jornada, exigible en todo caso, deberá ponderarse y globalizarse a efectos de control y contabilización del tiempo de trabajo efectivo en dichas secuencias superiores a la diaria. De suerte que si, por ejemplificar, la flexibilidad horaria exige el cumplimiento de una determinada jornada mensual, libremente distribuida por el trabajador, el hecho de que un registro horario diario compute excesos de jornada no se interpretará como trabajo extraordinario o por encima del pactado si, analizados los registros de los restantes días del mes, queda acreditado el cumplimiento de la jornada mensual ordinaria. En coherencia, cualesquiera otros períodos de referencia a los fines redistributivos seguirán idéntica regla.

En el caso de trabajo a distancia, incluido el teletrabajo, existen fórmulas asequibles que aseguran el registro de la jornada diaria, incluidas las especificidades o flexibilidad para su cómputo, a través de registros telemáticos o similares. En todo caso, si existe autorregulación convencional al respecto, mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa, o si el empresario da por buena la firma por el trabajador de hojas o instrumentos similares de autogestión del tiempo de trabajo del teletrabajador o trabajador a distancia, tales serán instrumentos válidos para dar cumplimiento a la obligación legal. Todo ello sin perjuicio de la capacidad de control y poder de dirección del empresario para asegurar la veracidad de la declaración unilateral del trabajador

7.- Forma de registro y consulta con los representantes legales de los trabajadores

Poco se aclara sobre la necesidad impuesta de registro «día a día e incluir el momento de inicio y finalización de la jornada», llamándose a la autorregulación, mediante la negociación colectiva o el acuerdo de empresa.

Así: «será válido cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, apto para cumplir el objetivo legal, esto es, proporcionar información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori, ya sea por el empresario o por el propio trabajador. Para ello, la información de la jornada debe documentarse en algún tipo de instrumento escrito o digital, o sistemas mixtos, en su caso, que garanticen la trazabilidad y rastreo fidedigno e invariable de la jornada diaria una vez de registrada».

«Dentro de ciertos márgenes» las diferentes tipologías de empresas, sectores y ocupaciones profesionales puedan contar con un modelo o sistema adecuado a sus características, y precisar, de acuerdo con las propias definiciones contenidas en el convenio, condiciones tales como interrupciones, pausas, flexibilidad en la distribución del tiempo de trabajo o similares.

Tan solo en defecto de convenio o acuerdo colectivo corresponde al empresario establecer un sistema propio que, en todo caso, debe someterse a la consulta de los representantes legales de los trabajadores

Por «consulta» con la representación legal de los trabajadores a la hora de entender cumplida la obligación legal la guía cita el art. 64.1 y 64.6 ET

«la consulta debe permitir a los representantes de los trabajadores el intercambio de opiniones y la apertura de un diálogo entre el empresario y el comité de empresa sobre una cuestión determinada, incluyendo, en su caso, la emisión de informe previo por parte del mismo»

«La información se deberá facilitar por el empresario al comité de empresa, sin perjuicio de lo establecido específicamente en cada caso, en un momento, de una manera y con un contenido apropiados, que permitan a los representantes de los trabajadores proceder a su examen adecuado y preparar, en su caso, la consulta y el informe. La consulta deberá realizarse, salvo que expresamente esté establecida otra cosa, en un momento y con un contenido apropiados, en el nivel de dirección y representación correspondiente de la empresa, y de tal manera que permita a los representantes de los trabajadores, sobre la base de la información recibida, reunirse con el empresario, obtener una respuesta justificada a su eventual informe y poder contrastar sus puntos de vista u opiniones con objeto, en su caso, de poder llegar a un acuerdo sobre las cuestiones indicadas en el apartado 5, y ello sin perjuicio de las facultades que se reconocen al empresario al respecto en relación con cada una de dichas cuestiones. En todo caso, la consulta deberá permitir que el criterio del comité pueda ser conocido por el empresario a la hora de adoptar o de ejecutar las decisiones. Los informes que deba emitir el comité de empresa tendrán que elaborarse en el plazo máximo de quince días desde que hayan sido solicitados y remitidas las informaciones correspondientes»

8.- ¿Qué significa que los registros permanecerán a disposición de las personas trabajadoras, de sus representantes legales y de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social?

Según la guía la necesidad de que los registros «permanezcan a disposición» debe interpretarse en el sentido de estar y permanecer físicamente en el centro de trabajo, o ser accesibles desde el mismo de forma inmediata. Esto supone un intento de evitar la posibilidad de la creación posterior, manipulación o alteración de los registros.

9.- El registro de jornada fijado en el artículo 34.9 ET ¿puede utilizarse de forma simultáneamente para el cumplimiento de la obligación de registro de horas extraordinarias fijado por el art. 35.5 ET?

Reconociendo que el registro diario de jornada y el registro de horas extraordinarias son obligaciones legales independientes y compatibles, el Ministerio de Trabajo entiende que el registro del artículo 34.9 ET puede utilizarse simultáneamente para el cumplimiento de la obligación de registro del artículo 35.5 ET, además de que, adicionalmente, deba cumplirse el resto de las obligaciones establecidas en este último precepto y en el apartado 2 de la disposición adicional tercera del Real Decreto 1561/1995, de 21 de septiembre.

10.- Derechos de los trabajadores a la intimidad 

En el supuesto de que el sistema de registro establecido mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, decisión del empresario previa consulta con los representantes legales de los trabajadores en la empresa requiera el acceso a dispositivos digitales o el uso de sistemas de videovigilancia o geolocalización, deben respetarse en todo caso los derechos de los trabajadores a la intimidad previstos en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, que remite a la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Consulte aquí la Guía sobre el Registro de Jornada:  GUÍA SOBRE EL REGISTRO DE JORNADA